Tips inför föreningsstämman

Vädret blir varmare och solen tittar fram allt oftare vilket innebär att sommaren närmar sig med stormsteg. Något mer som närmar sig för många bostadsrättsföreningar är den årliga föreningsstämman. Nedan delar vi med oss av några tips inför stämman.

Kallelse ska alltid anslås

Kallelsen till stämman ska alltid gå ut till alla medlemmar två till sex veckor innan stämman, om inte föreningens stadgar säger något annat. Av § 16 i HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar framgår det att kallelse sker ”genom anslag på lämplig plats inom bostadsrättsföreningens fastighet”. Det är viktigt att tänka på att detta är minimikravet för en kallelse enligt HSBs stadgar, det vill säga att kallelsen sätts upp på en anslagstavla, på entrédörren till vardera trappuppgång eller liknande plats.

Därutöver är det många bostadsrättsföreningar som även delar ut kallelsen till vardera bostadsrättslägenheten medan några skickar ut kallelsen till de mejladresser som man har tillgång till. Detta är ett väldigt bra tillvägagångs sett för att nå fler medlemmar och på så sätt ge fler chansen att verkligen få del av kallelsen. Men glöm inte att alltid anslå kallelsen på lämplig plats.

Om utomstående närvarar krävs enhälligt beslut

Dagordningspunkt 5 på kallelsen till föreningsstämman är fråga om närvarorätt vid stämman.

Medlemmar, stämmofunktionärer, styrelse, revisorer, ombud och biträden har alltid rätt att närvara på föreningsstämman. Så snart en person kommer till stämman som inte hör till någon av dessa kategorier (exempelvis föreningens ekonom eller en entreprenör som föreningen avser att anlita) så behöver stämman fatta ett beslut om rätten för denne att närvara på stämman. Ett beslut om utomståendes närvaro ska även fattas om stämman exempelvis hålls utomhus, eftersom det då inte går att säkerställa vilka som tar del av informationen som framkommer på stämman.

Det är viktigt att komma ihåg att ett sådant beslut förutsätter att samtliga röstberättigade som närvarar på stämman fattar beslutet enhälligt.

Glöm därför inte att vara väldigt noga vid själva avprickningen till stämman och ta noga ställning till vilken kategori personen tillhör och anteckna även de personer som är att betrakta som utomstående. Det är sedan stämmoordförandens uppgift att se till så att ett beslut fattas beträffande de utomståendes rätt att närvara.

Ingen möjlighet till poströstningsstämma eller digital stämma

Under pandemin fanns möjligheten att genomföra stämman digitalt eller via poströstning. Denna möjlighet är borttagen sedan den 1 januari 2023. Nu gäller i stället ordinarie regler för stämmor, vilket innebär sedvanliga fysiska stämmor där deltagarna närvarar, alternativt hybridstämmor där vissa deltagare närvarar fysisk medan andra deltar via telefon eller internet. Vid hybridstämma ska beslut om utomståendes närvar tas då det inte kan säkerställas vilka som tar del av informationen som tar del av stämmans innehåll. Stämman ska hållas i den ort där föreningen har sitt säte.

Behöver er förening fler tips inför föreningsstämman?

Medlemmar, förtroendevalda och anställda hos HSB kan kostnadsfritt kontakta HSBs juridiska rådgivning på telefonnummer 0771-472 472 för generell juridisk rådgivning.

HSBs jurister bistår gärna er bostadsrättsförening (både medlemsföreningar, föreningar som inte är medlemmar och övriga fastighetsägare) med specifik juridisk rådgivning eller företräder er som ombud, klicka här för kontaktuppgifter eller om ni vill veta mer. Vi kan bland annat hjälpa till att ta fram handlingar inför föreningsstämman, rådgivning kring motioner och övriga frågor som kan uppstå. Tveka inte att höra av er om ni vill ha vår hjälp!