Rekommendationer – hantering av stämmor i samfällighetsföreningar

För närvarande gäller ett förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än åtta deltagare. Förbudet omfattar dock inte direkt föreningsstämmor eftersom dessa normalt inte hålls öppna för allmänheten. Inte heller pandemilagen har bedömts omfatta styrelsemöten och föreningsstämmor som hålls i den egna föreningslokalen. Samtidigt är de förbud som finns normerande och det är ytterst angeläget att föreningsstämmor i det rådande läget kan genomföras på ett sådant sätt att risken för smittspridning minimeras. I takt med att våren närmar sig undrar allt fler bostadsrättsföreningar som är delägare i en samfällighetsförening hur man bör tänka kring kommande stämmor i samfällighetsföreningar. Vi reder ut några av dessa frågetecken!

Tillfällig lag medger fullmaktsinsamling

Under år 2020 infördes en lag om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Den tillfälliga lagen gäller till den 31 december 2021.

Enligt § 10 i den tillfälliga lagen får fullmaktsinsamling ske i samfällighetsföreningar, vilket innebär att ett ombud kan företräda flera medlemmar. Ett ombud kan således med stöd av den tillfälliga lagen, efter beslut av styrelsen, och oavsett vad som anges i stadgarna och i lagen om förvaltning av samfälligheter, företräda ett obegränsat antal medlemmar. På så sätt kan antalet personer som närvarar vid stämman hållas nere.

I den tillfälliga lagen finns inga särskilda regler om poströstning eller stämma genom elektronisk uppkoppling (digital stämma) för samfällighetsföreningar. Avsaknaden av sådana regler för samfällighetsföreningar har i lagens förarbeten motiverats med att det för samfällighetsföreningar, till skillnad från bland annat ekonomiska föreningar, inte finns några närmare föreskrifter i lag om hur föreningsstämman ska gå till. I förarbetena till den tillfälliga lagen anges att det därför är upp till samfällighetsföreningen själv att, inom ramen för vad stadgarna anger, bestämma på vilket sätt stämman ska genomföras.

Poströstning

I förarbetena till den tillfälliga lagen anges att styrelsen i en samfällighetsförening i många fall exempelvis kan tillåta frivillig poströstning. Samtidigt har Mark- och miljödomstolen nyligen i en dom uttalat att det står i strid med lagen om förvaltning av samfälligheter att tillåta poströstning i samfällighetsföreningar. Rättsläget gällande en samfällighetsförenings möjlighet att använda poströstning framstår därför som oklart. Mot den bakgrunden bedömer HSB Riksförbund att poströstning endast bör användas om samtliga medlemmar samtycker till det.

Stämma på distans

Enligt förarbetena till den tillfälliga lagen är det i många fall möjligt för styrelsen i en samfällighetsförening att bestämma att stämman ska hållas genom elektronisk uppkoppling. Om medlemmar kan delta på distans kan det dock vara svårt att kontrollera att inte också utomstående tar del av stämmoförhandlingarna. Därför är stämma på distans i dessa fall endast möjligt om stämman har beslutat att utomstående har rätt att närvara vid stämman eller på annat sätt följa förhandlingarna. Om medlemmarna ska kunna delta på distans är det också viktigt att stämmoordföranden löpande bevakar att de tekniska förutsättningarna för distansdeltagande är tillfredsställande och att exempelvis omröstningar kan genomföras på ett sätt som är jämförbart med situationer då alla medlemmar närvarar på plats.

Stämma per capsulam

Ett alternativ till att ha en fysisk stämma är att stämman genomförs per capsulam, vilket ofta kallas för ”pappersstämma”. Det innebär att besluten på stämman fattas utan att medlemmarna träffas fysiskt genom att besluten istället antecknas i ett stämmoprotokoll, som cirkulerar mellan medlemmarna och som undertecknas eller på annat sätt godkänns av dem exempelvis genom e-signering. Att genomföra en stämma per capsulam kräver normalt enhällighet bland alla röstberättigade.

Beslut att fortsätta stämman en senare dag

Även om det saknas föreskrifter i lag anses det finnas möjlighet för en samfällighetsförening att på en föreningsstämma fatta beslut om att en fortsatt stämma ska hållas en senare dag. Beslut om fortsatt föreningsstämma fattas med enkel majoritet. Eftersom regler saknas för samfällighetsföreningar gällande fortsatt stämma har det i praxis uttalats att en jämförelse kan göras med reglerna i lagen om ekonomiska föreningar. Dessa regler innebär kortfattat att en stämma skulle kunna hållas där medlemmarna endast beslutar att skjuta på de obligatoriska punkterna i vart fall upp till åtta veckor och om så är önskvärt ytterligare senarelägga övriga punkter såsom exempelvis motioner.

HSB Riksförbunds rekommendationer för samfällighetsföreningar

För att minimera smittspridningen av Covid-19/coronaviruset rekommenderar HSB Riksförbund att:

• Avvakta med att ta upp ärenden för beslut på stämman som kan vänta utan olägenhet.
• Utnyttja de möjligheter som finns att genomföra stämman på ett sätt som minimerar risken för smittspridning. Genom den tillfälliga lagen finns möjlighet till fullmaktsinsamling. Det är också möjligt att genomföra stämman genom elektronisk uppkoppling eller ha stämman ”per capsulam”. HSB Riksförbund bedömer att det är möjligt att använda poströstning endast om samtliga medlemmar samtycker.

Kontakta oss

Medlemmar, förtroendevalda och anställda hos HSB kan kostnadsfritt kontakta HSBs juridiska rådgivning på telefonnummer 0771-472 472 för generell juridisk rådgivning.

HSBs jurister bistår gärna er bostadsrättsförening (både medlemsföreningar, föreningar som inte är medlemmar och övriga fastighetsägare) med specifik juridisk rådgivning eller företräder er som ombud, klicka här för kontaktuppgifter eller om ni vill veta mer.